Wie führe ich ein einfaches Projekt-Risikomanagement durch?
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Risikomanagement! Wieso sollen Sie sich das in Ihren Projekten auch noch aufbürden?
In meinen Augen ist Risikomanagement der meistunterschätzte Bestandteil des Projektmanagements. Oder wie DeMarco/ Lister sagen:
"Risk Management is Project Management for Adults"
Vielleicht liegt es auch daran, dass vielen Managern Krisenmanagement mehr Spass macht und das Krisenmanagement mehr Projekt-Helden generiert als wenn man sich mit "Risikobuchhaltung" herumschlägt: Risk Management vs. Crisis Management.
Das Fünf-Minuten Risikomanagement
Dabei ist Risikomanagement ziemlich einfach, zumindest der "Buchhaltungs-Teil", und lässt sich in fünf Minuten erklären. Es ist meines Erachtens besser, dieses einfache Modell wirklich einzusetzen, als ein viel "besseres" Modell zu haben, aber nicht zu nutzen.
Für dieses Modell erzeugen Sie eine Liste mit den Risiken. Darin beschreiben Sie die Risiken und vor allem die jeweiligen Effekte, der beim Eintritt des Risikos auftreten. Dann bewerten Sie diese Risiken mit deren Eintretenswahrscheinlichkeit und dem Schaden, den ihr Eintreten erzeugt. Um Diskussionen um des Kaisers Bart zu vermeiden, hat es sich bewährt, eine relativ grobe Wahrscheinlichkeitsskala zu verwenden, zum Beispiel: 1 % (tritt wohl nicht ein, aber soll nicht vergessen werden), 10%, 30%, 50%, 70%. Die Eintretenswahrscheinlichkeit multipliziert mit dem Schaden ergibt die Grösse des Risikos.
Das sieht dann so aus (Ausschnit aus einer Riskoliste, Ph sind Personenstunden):
| Risiko | Beschreibung | Effekt | Wahrscheinlichkeit | Schaden/ Ph | Risiko/ Ph |
|---|---|---|---|---|---|
| USB-Stack | die eingekaufte USB-Software funktoniert nicht | Evaluation neuer Stack | 0.30 | 100 | 30 |
| GUI-Spezifikation | Zusatzwünsche GUI | mehr Entwicklungsaufwand, evt. Architekturanpassung | 0.10 | 1000 | 100 |
| IC Bug | der Prozessor hat einen versteckten Fehler | Fehlersuche, Diskussionen mit Hersteller | 0.10 | 500 | 50 |
| Gesamtrisiko | 180 |
Für einen schnellen Einstieg in diese Methode können Sie unsere Vorlage herunterladen und verwenden. Alle Felder sind in der Vorlage mit "Notizen" erklärt. Sie geht insofern bereits etwas weiter, als dass der Schaden in "zusätzliche Arbeit", "Drittkosten" und "zusätzliche Verzögerung" aufgeteilt ist.
Das Gesamtrisiko des Projektes berechnet sich als die Summe aller Risiken. Wieso funktioniert das so? Stellen Sie sich vor, ein Projekt hätte genau 20 Risiken, alle mit 10% Eintretenswahrscheinlichkeit und alle mit 50 Stunden zusätzlichem Aufwand ("Schaden"). Im Schnitt werden von den 20 Risiken 2 eintreten, mit einem Schaden von je 50 Stunden, d.h. 100 Stunden total. Das ist genau die Summe aller 20 Risiken (je 5 Stunden = 10% Eintretenswahrscheinlichkeit * 50 Stunden).
Was nun? Etwas tun!
Risikominderung
Das mit den fünf Minuten war nur ein Verkaufstrick, denn jetzt folgt der schwierigere Teil. Sobald Sie eine Risikoliste haben, gilt es, die Risikominderung voranzutreiben, d.h. zu entscheiden und etwas zu tun.
Sie finden, dass Ihnen als Projektleiter die Hände gebunden sind? Dann können Sie zumindest etwas tun: die Risiken, v.a. die Risikosumme kommunizieren. Häufig löst das dann Entscheide aus...
Was tun mit diesen Stunden?
Sie bekommen aus Ihrer Risikoabschätzung nun z.B. 500 Stunden Gesamtrisiko. Was tun sie mit diesen Stunden? Diese Stunden müssen als eine Art Reserve im Projekt geplant und budgetiert werden. Denn wo sollen sie sonst während des Projektes herkommen, wenn die Risiken eintreten? Und eintreten werden sie...
Nachführung
Auch zum Risikomanagement gehört ein regelmässiges Aufdatieren der Risikoeinschätzung, da Risiken z.B. nicht eintreten oder neue dazukommen. Wahrscheinlichkeiten und Effekte können sich mit mehr Erfahrung im Laufe des Projektes ändern (sehen Sie dazu auch die komplexere Vorlage im Anhang).
Viel Erfolg mit Ihrem Risikomanagement!
Anhang: eine komplexere Vorlage
Es ist sinnvoll, für die Aufteilung der Entscheidungsverantwortung die Risiken nach ihrer Grösse in Klassen zu gliedern. Zu diesem Zweck werden sie in dieser Vorlage in drei Klassen unterteilt: "Program" (Entscheid durch Unternehmen), "Project" (Entscheid durch Projekt) und "Task" (Entscheid durch Entwickler).
Zusätzlich erlaubt die Vorlage, einen Verlauf der Risikosumme zu dokumentieren, indem eine Kopie des Risiko-Sheet für jede Periode gespeichert wird. Die Grafik auf der ersten Seite wird dann automatisch aufdatiert. Als einfache Regel wäre es gut, wenn der Trend der Grafik über die Zeit einen abnehmenden Risikobetrag zeigt....
Andreas Stucki
Soll ich dazu eine genauere Anleitung verfassen? Würde Ihnen das helfen? Haben Sie zusätzliche Fragen? Haben Sie eine andere Meinung? Wenn ja, mailen Sie mir oder kommentieren Sie Ihre Gedanken unten!
